귀금속프로그램
귀금속프로그램, 무엇을 확인해야 할까
여러 매장의 재고·매출을 한 화면에서 보는 다점포 관리를 중심으로. 귀금속 매장관리 프로그램, 금은방 체인, 다점포 관리 관련 내용도 함께 담았습니다. 다점포·체인 관리 — 여러 매장 재고·매출을 한 화면에.
귀금속프로그램, 매장이 두 곳 이상이면 기준이 달라진다
매장 하나만 볼 때는 프로그램에 크게 바랄 게 없다. 시재 맞고, 매입매출 장부 남고, 세금계산서 끊기면 그걸로 돌아간다. 그런데 지점을 하나 더 열고 나면 갑자기 다른 문제가 생긴다. 어제 본점에서 판 18K 반지가 몇 돈이었는지, 지점 금고에 지금 순금이 얼마나 남았는지를 알려면 전화를 걸어야 한다. 전화로 물어보는 게 문제가 아니라, 물어봐야만 안다는 게 문제다. 하루 두세 번 전화하면 그때그때는 답이 나오지만 월말에 두 매장 숫자를 합쳐 보려고 하면 맞지 않는다. 어느 쪽이 틀렸는지 찾느라 며칠을 쓴다. 그래서 다점포를 운영하는 분이 귀금속프로그램을 볼 때는 기능 목록보다 먼저 봐야 할 게 있다. 매장이 늘어났을 때 이 프로그램이 매장을 나눠서 관리하는가, 아니면 그냥 하나의 매장을 여러 명이 같이 쓰는 구조인가. 이 둘은 겉으로 비슷해 보여도 6개월 뒤에 결과가 완전히 갈린다.
귀금속 매장관리 프로그램에서 '한 화면'이 무슨 뜻인가
한 화면에서 본다는 말이 자주 쓰이는데, 실제로 필요한 건 세 가지다. 첫째, 오늘 각 매장이 얼마를 팔았는지를 매장별로 나눠서 동시에 보는 것. 둘째, 같은 상품 코드의 재고가 어느 매장에 몇 개씩 흩어져 있는지 보는 것. 셋째, 금 시세가 바뀌었을 때 모든 매장의 판매가가 같이 움직이는 것. 이 중에 세 번째가 제일 자주 빠진다. 본점에서 시세를 조정했는데 지점 단말기에는 어제 시세가 그대로 떠 있는 경우가 있다. 손님이 두 매장을 다 다니는 동네면 이건 바로 티가 난다. 같은 물건인데 값이 다르다는 말을 듣는 순간 설명하기 어려워진다. 재고도 마찬가지다. 지점에 손님이 찾는 사이즈가 없을 때, 본점에 있는지를 직원이 화면에서 바로 확인할 수 있으면 그 자리에서 돌려보내지 않아도 된다. 이걸 하려면 재고 데이터가 매장별로 나뉘어 있으면서 동시에 서로 조회 가능해야 한다. 매장마다 프로그램을 따로 깔아 쓰는 구조로는 안 되는 일이다.
금은방 체인, 매장별로 프로그램을 따로 쓰면 생기는 일
지점을 늘리는 방식은 대개 비슷하다. 본점에서 쓰던 프로그램을 지점에도 똑같이 하나 더 깔고, 데이터는 각자 쌓는다. 초기에는 이게 제일 간단해 보인다. 지점장이 자기 매장 것만 관리하면 되니까 오히려 깔끔하다고 느낀다. 문제는 합칠 때 드러난다. 상품 코드 체계가 두 매장에서 조금씩 달라진다. 본점은 '18K반지-3.75', 지점은 '18반3.75' 같은 식으로 각자 편한 대로 입력하기 시작한다. 이걸 나중에 하나로 합치려면 사람이 손으로 대조해야 하는데, 품목이 수백 개면 며칠 일이 된다. 거래처도 그렇다. 같은 도매상을 본점과 지점이 각각 다른 이름으로 등록해 두면, 그 거래처에 미지급금이 얼마인지가 두 군데로 갈린다. 결제할 때가 되어서야 알게 된다. 체인으로 갈 생각이 있으면 매장 두 곳일 때 코드 체계를 통일해 두는 게 낫다. 세 곳, 네 곳 되고 나서 정리하려면 그때는 영업을 멈추지 않고는 손대기 어렵다.
다점포 관리에서 권한을 어디까지 나눌 것인가
여러 매장을 한 화면에서 본다는 건 반대로 말하면 누가 무엇을 볼 수 있는지를 정해야 한다는 뜻이다. 지점장에게 다른 지점 매출까지 다 열어 줄 것인지, 원가는 보여줄 것인지, 재고 수정 권한은 어디까지 줄 것인지. 실제로 많이 쓰는 방식은 이렇다. 지점 직원은 자기 매장 판매와 재고만, 지점장은 자기 매장 전체와 다른 매장 재고 조회까지, 본점 관리자는 전부. 원가와 마진은 본점만 보게 막아 두는 곳이 많다. 권한을 나누는 이유가 직원을 못 믿어서만은 아니다. 볼 필요 없는 숫자가 화면에 많으면 실수가 늘어난다. 지점 직원이 실수로 다른 매장 재고를 수정해 버리면 그건 찾아내기 전까지 계속 틀린 채로 굴러간다. 화면을 좁혀 두는 게 서로 편하다.
본점 지점 사이 재고 이동은 어떻게 기록하나
체인에서 제일 자주 어긋나는 지점이 매장 간 이동이다. 본점 물건을 지점으로 넘겼는데 프로그램에는 아무 기록이 없다. 물건은 지점에 있고 장부상으로는 본점에 있다. 이 상태로 재고 실사를 하면 양쪽 다 안 맞는다. 이걸 막으려면 이동 자체가 하나의 전표로 남아야 한다. 본점에서 '출고'를 찍으면 지점에 '입고 대기'가 뜨고, 지점에서 물건을 받아 확인을 찍어야 완료되는 식이다. 보내기만 하고 받는 쪽 확인이 없으면 미완료로 계속 남아 있어야 한다. 그래야 어디서 끊겼는지 나중에 추적이 된다. 순금이나 지금은 특히 이 기록이 중요하다. 중량으로 움직이는 물건이라 몇 그램 차이가 나도 실사에서 바로 드러나고, 언제 누가 얼마를 옮겼는지가 없으면 원인을 찾을 방법이 없다.
지점이 늘어날 때 미리 정해 둘 것
매장을 더 낼 계획이 있다면 프로그램을 고를 때 몇 가지를 확인해 두는 게 좋다. 매장을 추가할 때 데이터를 새로 만드는지 기존 체계에 붙이는지, 매장 수에 제한이 있는지, 지점을 정리했을 때 그 매장 과거 데이터가 어떻게 되는지. 마지막 항목을 놓치는 경우가 많다. 지점을 닫아도 그 매장에서 판 물건의 A/S가 들어오고, 세무상으로도 자료는 남겨 둬야 한다. 매장을 삭제하면 데이터도 같이 사라지는 구조라면 곤란해진다. 매장을 '비활성'으로 돌려 두고 조회는 계속 되게 하는 편이 낫다. 직원 계정도 마찬가지다. 지점 간 인사이동이 있으면 계정을 옮겨야 하는데, 새로 만들어 버리면 그 직원이 예전 매장에서 처리한 건들과의 연결이 끊긴다. 판매자를 추적해야 할 일이 생겼을 때 곤란하다.
데이터를 어디에 둘 것인가 — 매장 PC냐 서버냐
여러 매장을 한 화면에 띄우려면 데이터가 한곳에 모여 있어야 한다. 방식은 크게 두 가지다. 본점 PC에 데이터를 두고 지점이 접속하는 방식, 그리고 외부 서버에 두고 모든 매장이 접속하는 방식. 본점 PC 방식은 별도 비용이 적게 드는 대신 본점 컴퓨터가 꺼져 있거나 인터넷이 끊기면 지점이 일을 못 한다. 본점이 문을 닫는 시간에 지점이 영업하는 구조면 이건 매일 겪는 문제가 된다. 외부 서버 방식은 그런 제약이 없지만 인터넷이 끊기면 어느 매장도 못 쓴다는 점은 같다. 어느 쪽이든 백업은 따로 잡아 둬야 한다. 매장 PC 한 대에만 데이터가 있는 상태에서 그 PC가 고장 나면 복구가 안 된다. 몇 년치 거래 내역과 고객 A/S 이력이 한 번에 없어진다. 자동 백업이 되는지, 백업본이 물리적으로 다른 곳에 저장되는지는 계약 전에 확인해 두는 편이 좋다.
자주 묻는 질문
매장이 두 곳인데 지금 쓰는 프로그램을 그대로 쓰면 안 되나요?
쓸 수는 있다. 다만 매장 구분 기능이 없는 프로그램이면 두 매장 매출이 한 덩어리로 쌓여서 어느 매장 실적인지 나중에 분리하기 어렵다. 지금 프로그램에 매장 코드나 지점 구분 필드가 있는지 먼저 확인해 보는 게 순서다.
지점에서 본점 재고를 조회만 하게 할 수 있나요?
권한 설정이 되는 프로그램이면 가능하다. 조회는 열어 두고 수정은 막는 방식이 일반적이다. 다만 프로그램마다 권한을 나누는 단위가 다르다. 매장 단위까지만 되는 것도 있고 메뉴별로 세밀하게 되는 것도 있으니 필요한 수준을 정해서 물어보는 게 좋다.
매장마다 금 시세를 다르게 적용할 수도 있나요?
되는 프로그램도 있고 안 되는 것도 있다. 본점 시세를 전 매장에 일괄 적용하되 매장별로 예외를 두는 구조가 흔하다. 상권이 다른 지역에 매장이 있으면 이 기능이 필요해지는데, 미리 확인하지 않으면 나중에 매장마다 손으로 고쳐야 한다.
나중에 지점을 더 늘리면 데이터를 다시 옮겨야 하나요?
다점포 구조로 설계된 프로그램이면 매장 추가만 하면 되고 기존 데이터는 그대로 간다. 반대로 단일 매장용을 여러 개 돌리다가 합치는 경우에는 코드 체계와 거래처를 정리하는 작업이 따로 필요하다. 이 정리에 드는 시간은 품목 수와 그동안 입력해 온 방식에 따라 매장마다 다르다.
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