지점 권한 설정, 무엇을 확인해야 할까

누구에게 무엇까지 보여 줄 것인가를 정하는 기준. 직원 권한, 점장 권한, 매장 계정 관리 관련 내용도 함께 담았습니다. 다점포·체인 관리 — 여러 매장 재고·매출을 한 화면에.

지점 권한 설정은 왜 매장이 두 곳 넘어가면 갑자기 어려워지나

매장이 하나일 때는 권한이라는 말 자체가 나올 일이 없다. 사장이 직접 보고, 직원은 옆에서 판매만 찍는다. 그런데 두 번째 매장을 열고 그쪽에 점장을 두는 순간 질문이 바뀐다. 이 사람에게 자기 매장 매출은 보여 줘야 하는데, 옆 매장 매출까지 보여 줄 이유가 있는가. 재고 이동은 시켜야 하는데 단가 수정까지 열어 줘야 하는가. 귀금속프로그램에서 지점 권한 설정이란 결국 이 질문에 미리 답을 적어 두는 일이다. 여러 매장 재고와 매출을 한 화면에 모아 놓았기 때문에, 아무 장치가 없으면 누가 로그인해도 전부 다 보인다. 모아 놓은 것이 편한 만큼, 모아 놓은 것을 다시 잘라 주는 작업이 필요해진다. 현장에서 이 문제가 터지는 시점은 대개 셋 중 하나다. 점장이 그만두면서 거래처 명단을 들고 나갔을 때, 직원이 매입 단가를 보고 마진을 계산해 버렸을 때, 그리고 매장 간 시재가 안 맞는데 누가 언제 손댔는지 못 찾을 때다. 세 경우 모두 사고가 난 뒤에야 권한 이야기를 꺼내게 된다.

직원 권한과 점장 권한을 가르는 기준

권한을 나눌 때 직급으로 나누면 대개 어긋난다. 오래 일한 판매 직원이 신입 점장보다 아는 게 많은 경우가 흔하기 때문이다. 기준은 직급이 아니라 **그 사람이 책임지는 숫자**로 잡는 편이 낫다. 자기 손으로 만든 숫자는 봐야 하고, 남의 손이 만든 숫자는 안 봐도 일이 돌아간다. 이 기준으로 자르면 직원 권한은 대체로 이렇게 정리된다. 판매 등록, 자기가 오늘 판 내역 조회, 재고 검색과 현재 수량 확인, 고객 정보 입력. 여기까지는 없으면 접객이 안 된다. 반대로 매입 단가, 원가, 월 마감, 다른 직원의 판매 실적, 다른 매장의 재고는 없어도 접객에 지장이 없다. 점장 권한은 여기에 **자기 매장 범위 전체**가 붙는다. 소속 직원 판매 실적, 매장 일 마감과 월 마감, 재고 실사와 조정, 매장 단위 손익. 대신 다른 지점은 안 보이는 것이 기본이다. 점장에게 전 지점을 열어 주는 것은 본사 관리자 권한을 하나 더 만드는 것과 같다. 경계에 걸리는 항목이 몇 개 있다. 할인 한도, 반품과 환불 승인, 거래처 명단, 매장 간 재고 이동 요청이다. 이건 정답이 없고 매장마다 다르다. 다만 승인이 필요한 일과 그냥 하는 일을 섞어 놓으면 나중에 책임 소재를 못 가린다. 할인은 몇 퍼센트까지 직원이 혼자 하고 그 위는 점장 승인을 받는다는 식으로, 숫자를 정해 두는 편이 낫다.

매장 계정 관리 — 공용 계정 하나로 쓰면 생기는 일

작은 매장일수록 계정 하나를 여럿이 돌려 쓴다. 로그인이 귀찮고, 어차피 다 아는 사이니까 그렇게 된다. 문제는 사고가 났을 때다. 기록에는 그 계정 하나만 찍혀 있어서, 누가 그 시각에 무엇을 했는지 프로그램에 물어봐도 답이 안 나온다. 계정은 사람 수만큼 만드는 것이 원칙이다. 아르바이트도, 두 달 쓰고 나갈 사람도 마찬가지다. 계정을 만드는 데 드는 시간보다 나중에 기록을 못 찾아서 쓰는 시간이 훨씬 길다. 매장 계정 관리라고 하면 대개 만드는 쪽만 생각하는데, 실제로 더 중요한 것은 **없애는 쪽**이다. 퇴사자 계정 정리는 그만두는 날 바로 해야 한다. 미루면 잊는다. 삭제할지 정지시킬지는 프로그램마다 다른데, 과거 판매 기록이 그 계정에 묶여 있다면 지우기보다 정지 쪽이 안전하다. 지웠다가 작년 판매 내역의 담당자가 빈칸으로 뜨면 그것대로 곤란해진다. 한 가지 더. 사장 계정을 매장에 켜 둔 채로 자리를 비우는 일이 잦다. 권한을 아무리 잘 나눠 놔도 이 하나로 다 무너진다. 자동 로그아웃 시간을 짧게 잡아 두는 것이 그나마 현실적인 방법이다.

열람 제한을 걸어야 하는 항목들

열람 제한은 화면을 통째로 막는 것과 항목만 가리는 것, 두 가지가 있다. 귀금속 매장에서는 후자가 더 자주 필요하다. 판매 화면은 열어 줘야 하는데 그 화면 안의 매입가만 안 보이게 해야 하는 식이다. 가려야 할 항목을 꼽자면 대체로 이렇다. 매입 단가와 원가, 거래처 연락처와 거래 조건, 고객 연락처 전체 목록, 다른 직원과 다른 매장의 실적, 그리고 월 마감 이후의 손익 숫자. 이 중에서 밖으로 새 나갔을 때 가장 아픈 것은 거래처와 고객 명단이다. 물건은 다시 사면 되지만 명단은 복구가 안 된다. 반대로 지나치게 막으면 일이 안 돌아간다. 재고 현재 수량을 못 보게 하면 손님 앞에서 "잠깐만요" 하고 점장에게 전화해야 한다. 시세는 어차피 공개된 숫자인데 막을 이유가 없다. 열람 제한은 **막았을 때 접객이 멈추는가**를 먼저 따져 보고 거는 것이 맞다. 내려받기와 인쇄도 따로 봐야 한다. 화면에서 보는 것은 되지만 엑셀로 내려받는 것은 막는 설정이 있는 프로그램들이 있다. 명단 유출은 대부분 화면을 외워서가 아니라 파일로 빠져나간다.

전 지점 조회는 누구까지 열어 줄 것인가

다점포 프로그램의 핵심 기능은 여러 매장을 한 화면에 놓고 보는 것이다. 그런데 이 화면을 여는 순간 지점 권한 설정이 다 풀린다. 매장별로 아무리 잘 잘라 놨어도, 전 지점 통합 화면 하나면 다 보인다. 그래서 전 지점 조회는 별도 권한으로 두고 사람 수를 최소로 잡는 편이 낫다. 대표, 그리고 정산이나 회계를 실제로 맡은 사람 정도다. 매장을 여러 개 맡은 총괄 점장이 있다면 그 사람이 맡은 매장만 묶어서 보이게 하는 방식이 있는데, 이게 되는지는 프로그램마다 다르다. 한 가지 자주 겪는 상황이 있다. 지점끼리 재고를 주고받을 때다. A매장이 B매장에 어떤 물건이 있는지 알아야 이동 요청을 하는데, 그러려면 B매장 재고가 보여야 한다. 이때는 통합 조회를 열어 주는 대신 **재고 수량만 보이고 금액은 안 보이는 조회**를 따로 두는 방식이 있다. 수량은 일에 필요하고 금액은 아니기 때문이다.

권한을 바꾼 기록은 남겨야 한다

권한 설정에서 빠뜨리기 쉬운 부분이 이것이다. 누가 언제 누구의 권한을 어떻게 바꿨는지 기록이 안 남으면, 나중에 "이 사람이 왜 이걸 볼 수 있었지" 하는 질문에 답을 못 한다. 기록이 남아야 할 것은 세 가지다. 계정 생성과 삭제, 권한 변경, 그리고 비밀번호 초기화다. 특히 비밀번호 초기화는 다른 사람 계정으로 들어가는 통로가 되기 때문에 누가 눌렀는지가 남아야 한다. 기록을 볼 줄 아는 것도 필요하다. 대부분의 프로그램이 로그를 남기기는 하는데, 남기기만 하고 아무도 안 본다. 한 달에 한 번, 마감할 때 계정 목록만 훑어도 충분하다. 없어야 할 계정이 살아 있는지, 권한이 슬금슬금 올라간 계정은 없는지 정도다.

권한 구조를 처음 짤 때 순서

새로 프로그램을 넣는 자리라면 순서가 있다. 먼저 사람 목록을 적는다. 이름과 소속 매장, 하는 일. 다음에 그 사람이 하루에 실제로 여는 화면을 적는다. 여기까지 하면 필요한 권한이 거의 드러난다. 흔한 실수는 반대로 하는 것이다. 프로그램의 권한 목록을 펴 놓고 하나씩 체크하기 시작하면, 판단 기준이 없어서 결국 다 켜거나 다 끄게 된다. 다 켜면 의미가 없고, 다 끄면 며칠 안에 "이것도 안 되네요" 소리가 나와서 하나씩 풀다가 결국 다 켜진다. 시작은 좁게 잡는 편이 낫다. 필요한 것이 빠져 있으면 직원이 바로 말한다. 반대로 안 필요한 것이 열려 있으면 아무도 말 안 한다. 그러니 좁게 시작해서 요청이 올 때 여는 방향이 관리하기 쉽다. 권한 구조는 한 번 짜고 끝나는 것이 아니다. 사람이 들어오고 나가고, 매장이 늘고, 하는 일이 바뀐다. 매장을 하나 더 열 때나 사람이 바뀔 때 한 번씩 다시 보는 정도면 된다.