금은방 체인점 관리, 무엇을 확인해야 할까

본점과 지점이 재고·매출을 어떻게 나눠 보고 합쳐 보는지. 귀금속 체인, 본점 지점 관리, 가맹점 관리 관련 내용도 함께 담았습니다. 다점포·체인 관리 — 여러 매장 재고·매출을 한 화면에.

금은방 체인점 관리, 본점 화면 하나로 지점 재고까지 보는 구조

매장을 두 개 이상 굴려 본 사람은 안다. 한 곳일 때는 장부 하나면 됐는데, 지점이 생기는 순간 재고가 두 갈래로 갈라진다. 본점에 있는 14K 반지 재고를 지점에서 팔았다는 전화를 받고, 그 물건이 언제 넘어갔는지 확인하려고 카톡을 거슬러 올라가는 일이 반복된다. 귀금속프로그램을 쓰는 이유의 절반은 여기에 있다 — 팔린 것을 기록하는 것보다, **지금 어느 매장에 무엇이 몇 돈 있는지** 한 화면에서 보는 쪽이 급하다. 다점포 관리에서 화면 구조는 대개 두 층으로 나뉜다. 아래층은 지점 각자의 화면이다. 지점 직원은 자기 매장 재고와 자기 매장 매출만 본다. 위층은 본점 화면이다. 여기서는 전 매장이 한 줄씩 늘어서고, 합계가 맨 아래에 붙는다. 같은 데이터인데 보는 위치에 따라 잘려 나오는 것이다. 이 두 층이 나뉘어 있지 않으면 문제가 두 방향으로 생긴다. 지점에서 전 매장 재고가 다 보이면 직원이 본인 매장 숫자를 찾는 데 시간을 쓰고, 남의 매장 사입가까지 보게 된다. 반대로 본점에서 지점별로 따로 들어가 봐야 하면, 매장이 세 곳만 넘어가도 아침마다 세 번 로그인하는 일이 된다.

본점과 지점의 재고를 어떻게 나눠 보는가

귀금속은 재고 단위가 두 가지다. 개수와 중량. 반지 스무 개라는 숫자와 14K 380g 이라는 숫자는 성격이 다르고, 매장을 합칠 때 특히 다르게 움직인다. 개수는 그냥 더하면 되지만 중량은 순금 환산을 거쳐야 매장 간 비교가 된다. 체인 관리 화면에서 합계를 볼 때 이 환산이 자동으로 되는지 아닌지가 실제 사용감을 가른다. 재고를 나누는 기준은 대체로 '보관 위치'다. 물건 하나하나에 지금 어느 매장에 있는지가 붙어 있고, 본점 화면에서는 그 위치별로 묶어서 본다. 이 방식이면 지점 재고를 본점이 조회하는 것과, 본점 재고를 지점이 조회하는 것이 같은 구조가 된다. 권한만 다르게 주면 된다. 여기서 갈리는 것이 조회 권한이다. 지점끼리 서로의 재고를 보게 할 것인가. 손님이 찾는 물건이 우리 매장에 없을 때 다른 지점에 있는지 바로 확인할 수 있으면 판매로 이어지지만, 사입가와 마진까지 같이 보이면 곤란한 경우가 많다. 그래서 흔히 쓰는 방식은 **수량과 품목만 열고 금액은 닫는** 것이다. 어디까지 열지는 매장마다 다르고, 가맹점 관리라면 본사 방침으로 정해 두는 편이 낫다.

지점 간 재고 이동을 기록으로 남기는 법

체인에서 가장 자주 사고가 나는 지점이 매장 간 물건 이동이다. 손님 주문 때문에 본점 물건을 지점으로 보내고, 전화로 "보냈다"고 알린 뒤 기록은 아무도 안 남긴다. 한 달 뒤 재고조사에서 숫자가 안 맞으면 그때부터 거슬러 올라가야 한다. 프로그램에서 이걸 다루는 방식은 '이동'을 판매나 매입과 같은 급의 전표로 만드는 것이다. 보내는 매장에서 출고를 찍으면 받는 매장에 입고 대기가 뜨고, 받은 쪽이 확인을 눌러야 완결된다. 확인 전까지는 '이동 중' 상태로 남는다. 이렇게 해 두면 물건이 사라져도 어느 단계에서 끊겼는지가 화면에 남는다. 이동 기록이 쌓이면 부수적으로 알게 되는 것이 있다. 어느 매장에서 어느 매장으로 물건이 자주 흘러가는지다. 한쪽에서 계속 빠져나가고 있다면 그 매장의 사입 구성이 상권과 안 맞는다는 뜻일 수 있다. 재고 배분을 다시 볼 근거가 된다.

매장별 매출을 한 화면에서 합쳐 보기

매출 쪽은 재고보다 단순하다. 매장별로 오늘·이번 달 매출이 한 줄씩 나오고 합계가 붙는다. 다만 귀금속은 매출액만으로는 장사가 잘됐는지 알기 어렵다. 금시세가 오른 날은 같은 물건을 팔아도 매출액이 올라가기 때문이다. 그래서 함께 봐야 하는 것이 중량과 마진이다. 판매 중량이 그대로인데 매출만 늘었다면 시세가 올린 것이고, 중량이 늘었다면 실제로 더 팔린 것이다. 매장별 비교를 할 때 이 구분이 없으면 시세 좋은 달에 모든 지점이 잘한 것처럼 보인다. 매입도 같은 화면에 있어야 한다. 금은방은 파는 만큼 사들이는 장사라, 매입 없이 매출만 보면 절반만 보는 것이다. 지점별로 매입 중량과 판매 중량을 나란히 두면 어느 매장이 재고를 소진하고 있고 어느 매장이 쌓고 있는지가 드러난다. 본점 입장에서는 이게 재고 배분 판단의 기초 자료가 된다.

가맹점 관리에서 본사가 봐야 하는 것과 안 봐야 하는 것

직영 다점포와 가맹점 체인은 관리 성격이 다르다. 직영은 전부 내 매장이니 본점이 다 봐도 되지만, 가맹점은 남의 사업장이다. 본사가 가맹점의 모든 숫자를 들여다보는 구조는 계약상으로도 실무상으로도 껄끄러운 경우가 있다. 가맹점 관리에서 본사가 통상 보는 것은 본사와 거래한 부분이다. 본사에서 공급한 물건이 얼마나 나갔는지, 정산할 금액이 얼마인지. 가맹점이 자체 매입한 물건이나 자체 마진까지 열어 두는 것은 별개 문제고, 이건 계약에서 정할 일이다. 프로그램 쪽에서는 권한 등급을 나눠 두는 것으로 처리한다. 본사 계정, 점주 계정, 직원 계정을 나누고 각 등급이 볼 수 있는 화면과 숫자를 다르게 준다. 체인을 시작할 때 이 등급 설계를 안 하고 나중에 붙이려 하면, 이미 쌓인 데이터에 소급 적용하는 일이 생겨 번거로워진다.

다점포로 넘어가기 전에 정리해 둘 것

매장이 하나에서 둘이 될 때 가장 손이 많이 가는 것은 품목 코드 통일이다. 한 매장에서 오래 장사하면 그 매장만의 부르는 법이 생긴다. 같은 반지를 본점은 '민자링', 지점은 '무광반지'라고 적어 두면 합계 화면에서 두 품목으로 갈라진다. 지점을 열기 전에 품목 분류를 한 번 정리해 두는 편이 나중보다 훨씬 싸게 먹힌다. 거래처 코드도 같다. 같은 도매처를 매장마다 다르게 등록해 두면 매입 집계가 안 맞는다. 체인 관리 화면에서 '어느 도매처에서 전 매장이 얼마어치 받았나'를 보려면 거래처가 한 줄로 정리돼 있어야 한다. 두 번째는 재고 실사 시점을 맞추는 것이다. 매장마다 다른 날 실사를 하면 본점 합계는 항상 시점이 어긋난 숫자가 된다. 월말이든 분기든, 전 매장이 같은 날 기준으로 맞춰 두면 합계 화면의 숫자를 그대로 믿을 수 있다.

지점을 늘릴 때 프로그램에서 확인할 것

체인을 염두에 두고 있다면 프로그램 선택 단계에서 몇 가지는 미리 물어보는 게 좋다. 매장 수가 늘어날 때 비용이 어떻게 붙는지 — 매장당인지 계정당인지, 본점 통합 화면이 별도인지. 이건 프로그램마다 다르니 계약 전에 확인할 부분이다. 기능 쪽에서는 매장 간 이동 전표가 있는지, 본점 통합 조회 화면이 따로 있는지, 권한 등급을 매장별로 줄 수 있는지 정도를 본다. 이 세 가지가 없으면 매장별로 프로그램을 따로 쓰고 엑셀로 합치는 형태가 되는데, 그건 매장 두 곳까지는 버텨도 그 이상은 사람이 감당하기 어렵다. 데이터를 옮길 수 있는지도 확인할 부분이다. 지금 쓰는 것에서 체인 지원되는 것으로 갈아탈 때 기존 재고와 거래 이력이 넘어가는지, 아니면 처음부터 다시 입력해야 하는지. 재고 품목이 수천 건이면 이게 며칠짜리 일이 된다.